Справочный раздел · Бухгалтерский аутсорсинг

Электронные транспортные накладные с 1 сентября 2026: что нужно успеть

Бухгалтер получает первичку тремя путями: в электронном виде через ЭДО, сканами и фотографиями, а иногда и бумагой. Транспортные документы — не исключение: до сих пор большинство компаний оформляет накладные на бумаге и вручную переносит данные в учёт. С 1 сентября 2026 года для автомобильных перевозок это перестаёт быть вариантом по умолчанию: транспортная накладная становится электронной (ЭТрН), и это требование касается всех участников перевозки — от небольших ИП на УСН до крупных производств.

Ниже — справочный раздел о том, что именно меняется, кого касается, сколько стоит переход и что успеть сделать до 1 сентября. Мы описываем только действующие правила и проверенные цифры по состоянию на середину августа 2026 года, без сенсаций и страшилок.

Опубликовано 15 августа 2026 · Обновлено 26 октября 2026 · Автор: Надежда Жданова, генеральный директор ООО «НЕО КОНСАЛТИНГ»

Что меняется с 1 сентября 2026

С 1 сентября 2026 года оформлять перевозочные документы в электронном виде становится обязательно — это установлено Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ. Обязательность не переносилась: дата подтверждена и Минтрансом, и ФНС.

В электронном виде теперь оформляются:

Документ	Вид транспорта
Транспортная накладная (ЭТрН)	Автомобильный
Заказ-заявка на перевозку (ЭЗЗ)	Автомобильный
Грузовая накладная	Авиационный
Транспортная железнодорожная накладная	Железнодорожный
Поручение экспедитору, экспедиторская и складская расписки	Экспедиторская деятельность

Обратите внимание: бумажная форма не отменяется полностью — она сохраняется для закрытого перечня случаев (об этом во втором разделе). Но для обычной коммерческой перевозки электронный документ становится правилом.

Путевые листы электронными делать не обязательно: электронный путевой лист — добровольный формат. Исключение одно — перевозка маркируемой алкогольной продукции автотранспортом: там с 1 сентября электронные документы обязательны.
Отдельного «нового счёта-фактуры» для перевозок не вводится: ЭТрН — перевозочный документ, а счета-фактуры и УПД оформляются по обычным правилам электронного документооборота.
Дополнительные титулы ЭТрН позволяют зафиксировать стоимость перевозки прямо в накладной, но это опция, а не обязательство.

Кого касается и когда можно остаться на бумаге

Требование распространяется на всех участников перевозки: грузоотправителя, перевозчика, экспедитора и грузополучателя. Разницы между ИП и организациями нет, система налогообложения значения не имеет — «упрощёнка» не даёт исключений.

Важный момент: если компания не заключает договор перевозки вообще, ЭТрН не нужна ни в каком виде. Это касается:

самовывоза (покупатель сам забирает груз своим транспортом);
доставки собственным транспортом без выделенной услуги перевозки;
перевозки между своими подразделениями.

Когда можно оформлять на бумаге

Бумага сохраняется в закрытом перечне случаев — он утверждён приказом Минтранса от 01.06.2026 № 262:

перевозятся грузы с участием Министерства обороны;
контрагент — иностранная организация вне реестра аккредитованных представительств;
перевозка выполняется в каботаже перевозчиком из ЕАЭС;
груз везётся для физического лица для личных нужд;
зафиксирован технический сбой информационной системы (подтверждён ГосСОПКА);
нет доступа к интернету (в том числе в населённых пунктах из перечня, утверждённого Правительством);
грузоотправитель и грузополучатель — одно и то же лицо;
перевозятся драгоценные металлы и природные драгоценные камни.

Свежая поправка (Федеральный закон от 04.08.2026 № 302-ФЗ) разрешила оформлять электронные документы даже в случаях-исключениях, если обе стороны согласны, — то есть бумага из обязательной стала «разрешённой, но не единственно возможной».

Как устроена электронная транспортная накладная

ЭТрН — это не один файл, а набор электронных титулов, которые подписывают участники перевозки по мере движения груза:

Титул	Кто подписывает	Что фиксирует
Т1	Грузоотправитель	Сведения о грузе и погрузке
Т2	Перевозчик	Приём груза к перевозке
Т3	Грузополучатель	Выгрузка и приёмка
Т4	Перевозчик	Сдача груза

Эти четыре титула обязательны. Дополнительные титулы (стоимость, переадресация, смена водителя или транспортного средства) заполняются, когда возникает соответствующая ситуация. «Экземпляров» как у бумаги нет: один электронный документ живёт в государственной информационной системе (ГИС ЭПД) и доступен всем участникам.

Подписи распределяются так:

грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП); уполномоченные сотрудники — по машиночитаемой доверенности (МЧД);
водитель подписывает простой электронной подписью (ПЭП) — через мобильное приложение оператора ЭДО или бесплатное приложение «Госключ» (для него нужна подтверждённая учётная запись на Госуслугах и МЧД от компании).

На дороге водитель предъявляет инспектору QR-код из приложения — он работает даже без интернета, инспектор сканирует его и получает данные из ГИС ЭПД.

Хранить ЭТрН нужно не менее 5 лет — это требование закона о бухгалтерском учёте и Налогового кодекса.

Сколько это стоит

Хорошая новость: вопреки распространённому мнению, цифры небольшие. Собрали тарифы основных операторов по состоянию на август 2026 года:

Сервис	Тариф	Примечание
Контур.Логистика	от 3 500 ₽/год за 500 документов (4–7 ₽/документ); 1 000 — 6 500 ₽; 2 000 — 12 800 ₽	Грузополучатель подписывает бесплатно
1С-ЭДО + пакет 1С-ЭПД	от 1 400 ₽/год (200 документов) до 250 000 ₽ (100 000 документов); постоплата 7 ₽/документ	Подключение 1С-ЭДО бесплатное. Акция до конца 2026: тарифицируются только ЭТрН и путевые листы, грузополучатели — бесплатно
Такском	от ~5 000 ₽/год за компанию (по данным отраслевых обзоров)	Точный тариф — по запросу
СБИС (Тензор)	по запросу	Публичных тарифов на сайте нет

Дополнительные расходы:

КЭП руководителя — бесплатно для ИП и директоров: сертификат выдаёт удостоверяющий центр ФНС (при первом получении нужен личный визит в налоговую);
МЧД для сотрудников — оформляется бесплатно в сервисах операторов;
«Госключ» для водителей — бесплатное приложение.

То есть минимальный сценарий для небольшой компании — это пакет оператора на 1 400–3 500 ₽ в год плюс правильно настроенная подпись. Никаких «сотен тысяч».

Честно о сроках, штрафах и рисках

Сначала то, чего пугаться не нужно.

Отдельного штрафа за отсутствие ЭТрН на середину августа 2026 нет. Законопроект о штрафах обсуждается, но не принят — цифры «25–50 тысяч для ИП, 100–300 тысяч для юрлиц», которые встречаются в статьях, это пересказ проекта, а не действующая норма. Уже принятые поправки в КоАП (Федеральный закон от 31.07.2025 № 281-ФЗ) касаются экспедиторов: регистрация в реестре, работа вне реестра, обязанности перед органами.

До 1 марта 2027 действует льготный период. 23 июня 2026 года Президент поддержал инициативу Минтранса: при остановке транспортного средства инспектор, обнаружив бумажную накладную вместо электронной, ограничится устным предупреждением. Важно понимать: мораторий не отменяет саму обязанность оформлять ЭТрН — он лишь смягчает ответственность на дороге на первые полгода.

Что реально стоит учитывать

Налоговый риск — главный. Без надлежащего документа расходы на перевозку не подтверждены (ст. 252 НК РФ, для УСН «доходы минус расходы» — ст. 346.16 НК РФ), а дальше — доначисления, штраф 20% от недоимки и пени. Для компании, которая закладывает доставку в себестоимость, это ощутимая сумма, и никакой мораторий её не закрывает.
Смежные документы. С 1 сентября электронными становятся и заказы-заявки на перевозку — их часто оформляют «на словах», а теперь это отдельный формализованный документ.
Экспедиторы обязаны работать в реестре «ГосЛог» с 1 марта 2026 — проверьте, что ваш экспедитор там зарегистрирован.

Что делать прямо сейчас

Мы собрали минимальный план для компании, которая раньше работала только с бумагой и вообще не пользовалась ЭДО.

Получите КЭП руководителя.ИП и директорам сертификат выдают бесплатно в удостоверяющем центре ФНС — при первом получении нужен личный визит. Заложите на это время: по записи, обычно 30–60 минут.

Выберите оператора ИС ЭПД из реестра Минтранса.Учитывайте, с кем уже работают ваши контрагенты: операторы обмениваются данными между собой, но стартовать проще там, где уже есть роуминг. В реестре на август 2026 — 15 организаций, включая Калуга Астрал, СКБ Контур, Такском, СБИС (Тензор), СберКорус и других.

Настройте интеграцию с учётной системой.В «1С:Бухгалтерии 8» функционал ЭТрН уже встроен: обновите конфигурацию, включите «Электронные перевозочные документы» в настройках учёта и подключите пакет 1С-ЭПД. Если 1С нет — модули операторов (например, Контура) подключаются к бухгалтерии напрямую.

Подготовьте технику.Смартфоны или планшеты водителям и на склады, интернет. Водителям — мобильное приложение оператора или «Госключ».

Согласуйте переход с контрагентами.Обмен реквизитами операторов, при необходимости — допсоглашения о переходе на электронные документы.

Проведите тестовые перевозки до 1 сентября.Лучший момент для ошибок — до наступления обязательности, а не после.

Сроки внедрения: от нескольких недель до нескольких месяцев в зависимости от того, насколько готова база. Льготный период по дорожным проверкам даёт запас до 1 марта 2027, но налоговый риск закрывается только правильным документом — поэтому тестовый период лучше использовать по назначению.

Как мы подключаем ЭТрН

ООО «НЕО КОНСАЛТИНГ» работает с 2023 года и ведёт учёт ИП и ООО на УСН в Санкт-Петербурге. Если разбираться с электронными накладными самостоятельно не хочется, мы берём этот процесс на себя.

Что мы делаем

Бесплатно оцениваем ситуацию. Смотрим, какие документы оформляются при перевозках, кто перевозит — перевозчик, экспедитор или собственная машина, и какие контрагенты уже работают с ЭДО.
Выбираем оператора. Ориентируемся на реестр Минтранса и на то, с кем уже работают ваши контрагенты, чтобы минимизировать роуминг и согласования.
Получаем подписи. Организуем КЭП руководителя в УЦ ФНС, оформляем МЧД для сотрудников, настраиваем подпись водителям — включая «Госключ».
Настраиваем учётную систему. Подключаем и настраиваем ЭТрН в 1С (или выбранном сервисе), включаем нужные титулы и проверяем, что документы попадают в учёт без ручного перепечатывания.
Обучаем и проводим тестовые перевозки. Показываем диспетчерам и водителям, как открывать, подписывать и предъявлять документы с QR-кодом; вместе проходим первые реальные перевозки.
Сопровождаем дальше. Остаёмся на связи: обновления форматов, вопросы контрагентов, рост числа перевозок — всё это закрывается в рабочем порядке.

Подключение для небольшой компании занимает от 2 до 6 недель — меньше, чем кажется, и точно меньше, чем стоимость первой ошибки после дедлайна.

Коротко

Если нужно запомнить главное, вот пять тезисов. Они помогают принять решение, даже если технические детали пока не до конца ясны.

С 1 сентября 2026 транспортная накладная и заказы-заявки на авто-перевозки — в электронном виде, для всех участников, независимо от системы налогообложения.

Бумага остаётся только в закрытом списке случаев (приказ Минтранса № 262): личные нужды, технический сбой, отсутствие интернета и подобное.

Отдельного штрафа за «бумагу вместо ЭТрН» пока нет, до 1 марта 2027 на дорогах — устное предупреждение, но налоговый риск неподтверждённых расходов никто не отменял.

Минимальная стоимость перехода — 1 400–3 500 ₽ в год за пакет оператора, КЭП руководителю в ФНС бесплатно.

В «1С:Бухгалтерии 8» ЭТрН уже встроена — нужны обновление, настройка и пакет 1С-ЭПД, а не новая программа.

Переход на электронные накладные — не про «купить волшебный сервис», а про то, чтобы документы перестали теряться и перепечатываться, а вы перестали думать о том, в каком виде пришла бумажка. Когда процесс настроен один раз, он работает сам и не отнимает время ни у вас, ни у бухгалтера.